Functiescheiding: wat is het en waarom is het belangrijk?

12 november 2019

Functiescheiding Vanuit de controlepraktijk krijg ik regelmatig te maken met de term ‘functiescheiding’. Het is een bekende term binnen de wereld van ondernemers en accountants. Functiescheiding vormt een essentiële rol bij het inrichten van bedrijfsprocessen. Kijkend naar de technologische ontwikkelingen zal functiescheiding alleen maar belangrijker worden in de toekomst. Veel hedendaagse software en applicaties bieden de mogelijkheid om functiescheiding als onderdeel van de inrichting te implementeren. Maar wát is functiescheiding eigenlijk? En, waarom is het zo belangrijk voor ondernemers?

 

Wat is functiescheiding?

Functiescheiding is het verdelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden over verschillende personen/functionarissen binnen de organisatie. Door functiescheiding wordt de afhankelijkheid van individuen geminimaliseerd en worden verschillende functionarissen met tegengestelde belangen geïntegreerd in het proces. Het is hierbij belangrijk dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet bij één persoon worden ondergebracht. Zo kun je fraude voorkomen en ervoor zorgen dat werknemers de doelen van de onderneming nastreven!

Bij de uitvoering van de (operationele) bedrijfsprocessen bekleden de functionarissen binnen de organisatie een rol. Om het belang van een goede functiescheiding te illustreren maak ik gebruik van een voorbeeldproces waarbij functiescheiding cruciaal is: het inkoopproces.

 

Het inkoopproces

Bij dit proces is het wenselijk dat er onderscheid wordt gemaakt tussen het inkopen (bestellen), de magazijnontvangst (goederen inklaren) en de crediteurenadministratie (vastlegging financiële administratie). Deze handelingen worden uitgevoerd door verschillende functionarissen van verschillende afdelingen met tegengestelde belangen. Zo kan de inkoper bijvoorbeeld geen goederen voor zichzelf bestellen namens de onderneming. De goederen worden namelijk in ontvangst genomen door het magazijn en de registratie vindt plaats bij de crediteurenadministratie. Hierbij is iedere functionaris verantwoordelijk voor zijn/haar onderdeel van, in dit geval, het inkoopproces.

 

Waarom functiescheiding?

Met de hedendaagse ontwikkelingen op het gebied van IT zijn er genoeg mogelijkheden om functiescheiding in de systemen te implementeren. Aan de hand van toegekende bevoegdheden aan werknemers wordt de functiescheiding gewaarborgd. In de controlepraktijk toetsen wij deze rechten en rollenstructuur regelmatig. Aan de hand van een export van het systeem kunnen wij met behulp van data analyse efficiënt concluderen of er tekortkomingen en/of verbeterpunten zitten in de rechten en rollen structuur. Dit is een essentieel onderdeel van onze controle, maar ook voor de ondernemer betreft dit waardevolle informatie!

 

Yassir Rassir | Actan adviseurs & accountants

 

Yassir Rassir MSc

Senior Assistent Accountant
Yassir.Rassir@actan.nl
 
 
 
 

Wij zoeken collega's

 

Vacatures

SECTORRAPPORT 

 

BRANCHES IN ZICHT 2019

Meld u aan voor ons

 

EINDEJAARSSEMINAR

Stel mij een vraag

Specifieke informatie nodig?

Stel ons een vraag

T +31 20 653 21 00